Konkret bedeutet das Anfragen anderer Museen zu bearbeiten, die Werke der Kunsthalle ausleihen und für die Dauer einer Ausstellung in ihrem Haus präsentieren möchten. Wer eine Reise antritt muss sie zuvor planen, buchen, packen und sich überlegen, wie sie oder er sicher zu dem Ziel kommt. Übertragen auf wertvolle Kunstwerke bedeutet das u.a., sie aus dem Depot oder den Ausstellungssälen des Museums zu holen und für einen sachgerechten Transport in ein anderes Museum, gegebenenfalls in einer anderen Stadt oder einem anderen Land vorzubereiten.

Restaurator*innen sind für die fachgerechte Pflege der Museumsbestände zuständig: das beinhaltet neben einer umsichtigen Handhabung der Werke vor allem die materialabhängige, konservatorische (den Zustand stabilisierend) Aufbewahrung der Werke. Um sie im Rahmen von Ausstellungen der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, durchleben sie das eine oder andere: Beispielsweise können sie während der Reise mechanischen Belastungen ausgesetzt sein, oder während der Präsentation in einer Ausstellung durch die Beleuchtung beansprucht werden.

Eine Aufgabe der Restaurator*innen ist es daher, Kenntnisse über die Zusammensetzung des Werkes und die unterschiedlichen Empfindlichkeiten der Materialien zu haben. So können die optimalen konservatorischen Bedingungen (Klima, Lichtschutz, Luftreinheit) vorgegeben und überprüft werden. Das kann auch bedeuten, dass Werke erst gar nicht gezeigt werden, da ihr Zustand zu instabil ist: Der Schutz der Werke steht an oberster Stelle.

Wie wird dabei vorgegangen? Der sogenannte Leihverkehr beinhaltet zunächst eine fachliche Begutachtung der Kunstwerke, die in einem anderen Museum gezeigt werden sollen. Es stellen sich unter anderem Fragen wie: Um welche künstlerische Technik handelt es sich und ist sie empfindlich? Müssen entsprechende konservatorische oder restauratorische Maßnahmen ergriffen werden? Wurde das Werk schon häufig ausgestellt? Wie soll das Werk in der Ausstellung präsentiert werden? Welche sachgerechten konservatorischen Bedingungen müssen am Ausstellungsort erfüllt sein?

Auch wenn das Werk in einem guten Zustand ist und noch nicht häufig ausgestellt wurde, müssen einige Arbeitsschritte durchgeführt werden. Diese könnten bei einer Druckgrafik auf Papier zum Beispiel so aussehen:

Vor dem Transport wird ein sogenanntes Zustandsprotokoll erstellt. Dabei wird neben wesentlichen Angaben zu dem Werk und Hinweisen zu den Präsentationsbedingungen der Ist-Zustand des Werkes mit seinen ggf. vorhandenen Schäden schriftlich und fotografisch, z.B. Form einer s.g. Schadenskartierung, festgehalten. All das wird nach dem Transport bei dem Leihnehmer, nach Ausstellungsende und noch einmal nach der Rückkehr des Werkes in die Kunsthalle überprüft und ggf. auftretende Veränderungen dokumentiert.

Eine konservatorische Einrahmung (UV-Schutz- oder Sicherheitsverglasung, luftdichtes Verschließen der Rahmenrückseite) schützt das Werk, eine sichere Verpackung und der Transport durch eine Kunstspedition gewährleisten das sichere Ankommen.