Hinweise zum Datenschutz –  Webmeetings mit „Cisco Webex“

Die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings und Videokonferenzen unter Einsatz von „Cisco Webex“. Mit diesem Datenschutzhinweis möchte die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Videokonferenzen (Webmeetings) informieren.

1.     Name und Kontaktdaten der für die Datenverarbeitung Verantwortlichen

Staatliche Kunsthalle Karlsruhe
vertreten durch den Vorstand:
Direktorin Prof. Dr. Pia Müller-Tamm
und den kaufmännischen Geschäftsführer Florian Trott

Hans-Thoma-Straße 2-6
76133 Karlsruhe
Tel.: 0721-9262696
E-Mail: info@kunsthalle-karlsruhe.de

Bitte beachten Sie:

Soweit Sie die Internetseite von „Cisco Webex“ aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Cisco Webex“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung des Dienstes herunterzuladen. Sie können „Cisco Webex“ auch über die „Cisco Webex“-App nutzen.

2.     Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Thomas Stegemann
dacuro GmbH

Otto-Hahn-Str. 3
69190 Walldorf
Mail: datenschutz@kunsthalle-karlsruhe.de

3.     Umfang der Verarbeitung

Bei der Nutzung von „Cisco Webex“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen. Die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe hat keinen Einfluss auf den Umgang mit Ihren Daten durch Cisco Webex.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zu Benutzer*innen: Namen, Vornamen, E-Mail-Adresse

Meeting-Metadaten:

Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer*innen-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Einwahl mit dem Telefon:

Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländernamen, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die   IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten:

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Cisco Webex“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Die Voreinstellungen werden vonseiten der Staatlichen Kunsthalle Karlsruhe so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen.

4.     Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Staatlichen Kunsthalle Karlsruhe zum Zweck der Durchführung von Online-Führungen verarbeitet. Das Tool „Cisco Webex“ wird genutzt, um so den Bildungsauftrag auch digital erfüllen zu können.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO. Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Staatlichen Kunsthalle Karlsruhe verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Bitte beachten Sie:

Nach den von der Staatlichen Kunsthalle Karlsruhe getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten der Mitarbeiter*innen in einem Webmeeting verarbeitet. Ausnahmsweise werden auch die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen als Teilnehmer*in erhoben und ggf. gespeichert, wenn Sie sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen.

Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Cisco Webex“ konkludent erklären.

5.     Empfänger*innen der Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von „Cisco Webex“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Cisco Webex“ vorgesehen ist.

6.     Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Cisco Webex“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet gleichwohl nur in Bezug auf die Vertragsdaten in einem Drittland statt. Die weiteren personenbezogenen Daten, insbesondere die der Meeting-Teilnehmer*innen werden ausschließlich auf Servern in  der EU verarbeitet.

7.     Speicherdauer

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

8.     Rechte der betroffenen Personen

Nach der DSGVO stehen Ihnen unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Zudem haben Sie das Recht der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

 

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